E-Rechnung und Peppol: Klarheit, bevor Sie neue Software kaufen.

Drei Fragen helfen beim Einstieg

Eine Rechnung kommt als PDF per E-Mail. Eine andere als XML-Datei. Ein Kunde nennt Peppol als gewünschten Übertragungsweg. Für den nächsten Schritt hilft es, diese Anforderungen auseinanderzuhalten: In welchem Format liegen die Rechnungsdaten vor? Wie gelangen sie zum Empfänger? Und wer prüft und bearbeitet sie dort?

Eine E-Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes enthält strukturierte elektronische Daten, die eine elektronische Verarbeitung ermöglichen. Ein einfaches PDF ohne solche Daten ist eine sonstige Rechnung. Die vertraute Ansicht am Bildschirm allein sagt deshalb noch nichts darüber aus, welches Rechnungsformat tatsächlich vorliegt. Prüfen Sie diese Eigenschaft gezielt in Ihrer bestehenden Rechnungssoftware.

Empfang und Ausstellung haben unterschiedliche Regeln

Stand 9. Oktober 2026: Inländische Unternehmen müssen bereits seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Das gilt auch für Kleinunternehmer. Nach den BMF-FAQ genügt für den Empfang ein E-Mail-Postfach. Wie die Rechnung anschließend geprüft und aufbewahrt wird, ist eine eigene Aufgabe.

Für die Ausstellung bei den grundsätzlich betroffenen inländischen B2B-Umsätzen gelten Übergangsregeln: Bis Ende 2026 sind weiterhin Papierrechnungen oder mit Empfängerzustimmung andere elektronische Rechnungen möglich. Bei einem Vorjahres-Gesamtumsatz bis einschließlich 800.000 Euro reicht diese Regel bis Ende 2027. Daneben besteht bis Ende 2027 eine Übergangsregel für bestimmte EDI-Verfahren. Ab 2028 enden diese Übergänge.

Das bedeutet keine ausnahmslose Ausstellungspflicht für jede Rechnung: Kleinunternehmer bleiben nach § 34a UStDV von der verpflichtenden Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen. Weitere Ausnahmen, etwa für bestimmte Rechnungsarten und Umsätze, erläutert das BMF. Entscheidend sind Ihr konkreter Fall und die Anforderungen Ihrer Geschäftspartner.

Peppol verbindet die Beteiligten

Peppol umfasst ein Netzwerk und gemeinsame Regeln für den Austausch elektronischer Geschäftsdokumente. Zertifizierte Dienstleister verbinden Absender und Empfänger über sogenannte Access Points. Peppol behandelt damit auch die Adressierung, die unterstützten Dokumente und deren Übermittlung. Es ist mehr als die Bezeichnung eines Rechnungsformats.

Aus der deutschen B2B-E-Rechnungspflicht folgt keine allgemeine Pflicht, Peppol zu nutzen. Laut BMF ist kein einzelner Übertragungsweg vorgeschrieben; beispielsweise kommen E-Mail oder eine Schnittstelle infrage. Welcher Weg im konkreten Verhältnis genutzt wird, stimmen die Vertragsparteien ab. Bei öffentlichen Auftraggebern klären Sie die konkreten Vorgaben zusätzlich mit der empfangenden Stelle.

Unsere technische Empfehlung: Erheben Sie zuerst die Formate und Übertragungswege, die Ihre wichtigsten Geschäftspartner tatsächlich benötigen. Prüfen Sie dann die vorhandenen Möglichkeiten Ihrer Software. Wenn Peppol dazugehört, lassen sich Zugang, laufende Kosten und nötige Anpassungen gezielt vergleichen.

Prüfen Sie einen vollständigen Rechnungsablauf

Notieren Sie die Systeme, in denen Sie Rechnungen erstellen und empfangen. Fragen Sie beim Hersteller nach unterstützten Ein- und Ausgabeformaten, vorhandenen Übertragungswegen und zusätzlichen Gebühren. Nehmen Sie für die technische Prüfung geeignete Testdaten: Lässt sich die Datei empfangen, verständlich anzeigen und weiterbearbeiten? Wo wird ein Fehler sichtbar, und wer übernimmt ihn?

Zur Aufbewahrung erläutert das BMF, dass mindestens der strukturierte Teil der E-Rechnung unversehrt in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben muss. Ein bloßer Ausdruck ersetzt diese Originaldaten nicht. Organisieren Sie daher die Ablage zusammen mit dem Empfang und benennen Sie eine Person für die Rechnungsprüfung.

Halten Sie die Ergebnisse in drei Spalten fest: funktioniert bereits, muss noch geklärt werden, benötigt eine Anpassung. Damit können Sie ein Gespräch mit Buchhaltung, Softwareanbieter oder technischer Unterstützung vorbereiten und vermeiden, denselben unbekannten Punkt mehrfach zu beauftragen.

Kostenlos orientieren: Selbstcheck und PDF-Kompass

Unser kostenloser Selbstcheck führt Sie durch Fragen zu Empfang, Versand, vorhandenen Systemen und Peppol-Bedarf. Sie erhalten eine erste Orientierung für Ihre nächsten Schritte. Das Ergebnis beruht auf Ihren Angaben; es prüft weder Ihre Software noch eine echte Rechnung und bestätigt keine steuerliche Konformität.

Die kostenlose PDF-Broschüre „E-Rechnung & Peppol Kompass“ ergänzt den Check als Unterlage zum Nachlesen und für die Abstimmung im Team. Nutzen Sie beides, um offene Fragen zu sammeln und festzuhalten, was Ihre bestehende Lösung bereits kann. Der Check und die Broschüre sind ein eigener, kostenloser Einstieg.

Wenn Sie einen individuellen Fahrplan möchten

Der „E-Rechnung & Peppol Fahrplan“ kostet 299,00 € einmalig inklusive 19 % MwSt. Wir betrachten ein Unternehmen mit bis zu zwei bestehenden Rechnungssystemen. Grundlage sind Ihre Angaben im Formular, digitale Rückfragen und vorhandene Herstellerinformationen.

Sie erhalten eine technische Einordnung der Formate und Übertragungswege, einen Kostenrahmen mit benannten Annahmen sowie drei priorisierte nächste Schritte und eine passende Checkliste. Eine digitale Rückfragerunde zum gelieferten Fahrplan ist enthalten. So können Sie eine mögliche Umsetzung auf einer konkreten Grundlage planen.

Das Paket umfasst technische Orientierung. Implementierung, Anbietergebühren, Access-Point-Verträge und Registrierung sind separat; die Verarbeitung echter Rechnungsarchive ist nicht enthalten. Der Fahrplan ist keine Rechts- oder Steuerberatung, Zertifizierung oder Garantie steuerlicher Konformität. Wenn eine Einrichtung oder Schnittstellenentwicklung sinnvoll ist, wird sie gesondert angeboten.